terça-feira, 10 de dezembro de 2013

Se reunindo



Há várias razões para se organizar uma reunião, pode ser desde definição de metas, divisão de trabalhos e, até informar resultados de ações. Mas, nem sempre, a reunião termina com os problemas resolvidos e, sim, com um atraso nas tarefas.

Quem nunca achou que uma reunião se estendeu por mais tempo do que o necessário ou não teve propósito nenhum??

Para que as reuniões não se tornem empecilhos e perda de tempo para os gestores, e voltem a ter o papel de solucionadora de questões, a consultora organizacional Sônia Jordão dá dicas, tanto para conduzir o encontro, quanto para os participantes.

Quem organiza deve:

Selecionar os participantes - convoque e convide apenas os interessados no assunto.

Informar o motivo - explique previamente, explicitando seus desdobramentos. Após o inicio da reunião informe o tema que será discutido, esclareça suas razões e verifique se os participantes compreenderam, questionando as causas ou problemas do assunto em pauta.

Acompanhe - cuide para que o assunto principal não seja desviado e preste atenção no tempo. Mantenha o foco na reunião, garantindo que ela ocorra de forma rápida e sucinta, se um participante se prolongar, falar com frequência ou sair do tema, intervenha.

Incentive a participação - peça aos demais soluções possíveis e estimule a participação de todos, busque evidências de que cada proposta, para ver se é viável. A cada solução levantada é preciso ter um responsável e um limite de tempo para realiza-la.

Quem participa deve:

Se organize - chegue no horário e leve tudo o que sabe sobre o tema/assunto a ser discutido.

Participe - exponha suas opiniões e soluções brevemente, e use um tom de voz moderado. Além de explicar e esclarecer as suas propostas, apoie as sugestões que levem a uma solução coerente.

Ouça - Escute os outros participantes atentamente e não os interrompa quando eles tiverem com a palavra, se você discordar da ideia do outro, pergunte o motivo dele pensar de maneira diferente.

Celular - Assim como em cinemas e teatros, desligue ou coloque o celular no silencioso.

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